フリーランスにとって、スケジュール管理は欠かせない大切なことだということをご存知でしょうか？
働く時間を自由に決められることがフリーランスの魅力ですよね。
ですが、スケジュール管理を怠ると仕事にさまざまな影響が出てしまいます。
そこで今回は、役立つツールとあわせて、フリーランス必見のスケジュール管理術について解説します。
フリーランスにスケジュール管理が大切な理由
フリーランスは、時間や場所に囚われることなく自由に働けるのが魅力ですよね。
そのため、「自由に働くのだから、スケジュール管理なんて細かく行う必要なんてない」と考える人も中にはいるかもしれません。
ですが、自由な働き方であるからこそ、フリーランスにはスケジュール管理が大切なのです。
スケジュール管理を怠ってしまうと、以下のような影響が出る可能性があります。
・業務に抜け漏れが発生する
・納期や仕事の予定を忘れる
・休みが取れなくなる
上記のような影響が続いてしまうと、やがてクライアントからの信頼を失い、収入が途絶えてしまいます。
また、プライベートと仕事を上手く切り替えられず、ストレスを抱えてしまう可能性も…。
このような結果にならないためにも、日頃からスケジュール管理を徹底することが大切です。
上手くスケジュール管理ができれば仕事も安定し、充実したフリーランスライフを送れるでしょう。
フリーランスがスケジュール管理を行う際の4つの手順
ここからは、フリーランスがスケジュール管理を行う際の手順について解説していきます。
「スケジュール管理が苦手」「スケジュールの立て方が分からない」という方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
手順1 タスクを洗い出す
まずは、自分が今抱えているタスクを全て洗い出しましょう。
その際、付箋やノート、メモ帳などに書くのがおすすめ。
タスクを可視化することで、自分のやるべきことが明確に分かるようになります。
手順2 タスクに優先順位をつける
タスクを洗い出した後は、それぞれのタスクに優先順位をつけましょう。
ここでの重要なポイントは、”重要度”と”緊急度”の2つの軸からタスクを4つの分類に振り分けて考えること。
この考え方は『時間管理のマトリクス』と呼ばれ、タスク管理法の一つとされています。
タスクを振り分けることで、無駄な作業が減ったり重要なタスクに時間が割けられたりと、効率よく仕事を進められるようになります。
以下の表を参考に、タスクの適切な優先順位を決めてみましょう。
手順3 スケジュール管理ツールで整理する
次に、スケジュール管理ツールでタスクを整理しましょう。
納期や重要な予定は通知設定しておくことで、対応漏れをなくすことができます。
今や数多くのツールがあり、登録のみで無料で使えるものも多いため、目的や自分に合ったツールが見つけられるでしょう。
手順4 規則正しい生活を送る
規則正しい生活を送ることも、スケジュール管理を行う上で大切なことです。
フリーランスは自由な働き方であるゆえ、長時間働き続けたり仕事とプライベートにメリハリをつけなかったりと、生活が不規則になりがち…。
それが原因で、体調不良になることも考えられます。
スケジュール管理を行う際は、起床時間から就寝時間までの1日のスケジュールを細かく立てたり、就業時間を決めたりすることも意識してみてください。
フリーランスのスケジュール管理におすすめのツール5選
ここからは、フリーランスのスケジュール管理におすすめのツールを紹介します。
紹介するツールは、基本的に無料で使うことができます。
それぞれのツールの特徴を比較して、自分に合ったものを見つけてくださいね。
Google Calendar（グーグルカレンダー）
Google Calendar（グーグルカレンダー）は、Googleが提供するカレンダーアプリです。
Googleアカウントがあれば、誰でも利用できます。
自分のスケジュール管理はもちろん、他のユーザーとスケジュールを共有することも可能です。
また、異なるデバイス間での同期もスムーズに行えるため、パソコンやスマートフォン、タブレットでも活用できます。
TimeTree（タイムツリー）
TimeTree（タイムツリー）は、複数のユーザー同士で共有できるカレンダーアプリです。
スケジュール共有を前提にして作られており、共有されたカレンダーに追加・変更などがあった場合はリアルタイムで更新されるため、予定の調整や共有がしやすいのが特徴です。
また、タスクリストやチャット機能もあり、コミュニケーションやタスク管理にも役立ちます。
仕事のチームやクライアントなど、複数人でのスケジュール共有をスムーズに行いたい方におすすめです。
Trello（トレロ）
Trello（トレロ）は、スケジュールをカード形式で視覚的に整理できるタスク管理ツールです。
スケジュールやタスクごとにカードを登録するため、進捗状況や仕事量が瞬時に把握できます。
また、他のユーザーと共有ができ、共同作業や進捗管理を効率的に行えます。
パソコンやスマートフォン、タブレットでも活用できるのも嬉しいですね。
Jorteカレンダー（ジョルテカレンダー）
Jorteカレンダー（ジョルテカレンダー）は、使いやすく機能豊富なカレンダーアプリです。
その特徴は、紙の手帳のように使いやすいこと。
ToDoリストの作成や仕事のメモなどを写真と文章で記録できる日記機能など、多様な機能が提供されています。
また、有名キャラクターやおしゃれなデザインに着せ替えできるのも、このアプリならではの魅力といえます。
加えて、パソコンやスマートフォン、タブレットでもスケジュール管理が可能です。
Microsoft To Do（マイクロソフトトゥードゥー）
Microsoft To Do（マイクロソフトトゥードゥー）は、Microsoftが提供するシンプルで使いやすいタスク管理アプリです。
1日のタスクを箇条書きで作成し、優先順位や期限の設定ができます。
タスクが完了したらチェックを入れるだけで終了できるため、「難しい機能はいらない」という方におすすめです。
フリーランスが上手くスケジュール管理を行う4つのコツ
ここからは、フリーランスが上手くスケジュール管理を行うためのコツを紹介します。
自分の作業スピードを把握する
一つ目のコツは、自分の作業スピードを把握することです。
実際に作業する際、タイマーやタイムトラッキングツールを使って実際の作業時間を測定してみましょう。
作業にどれくらいの時間がかかるかが分かれば、スケジュールが組みやすくなります。
また、「もう少し案件を増やせそう」と自分のキャパシティも分かるようになるでしょう。
就業時間を決めて仕事にメリハリをつける
二つ目のコツは、就業時間を決めて仕事にメリハリをつけることです。
就業時間を決めていないと、夜遅くまで仕事をしてしまったり休息時間を作れなかったりするかもしれません。
そうなると、ストレスを抱えたり体調を崩す原因になることも…。
定めた就業時間内に集中して作業を行い、それ以外の時間は休息や自己成長に充てるといったメリハリをつけることで、充実した働き方ができるようになります。
前日と当日にスケジュールを確認する癖をつける
三つ目のコツは、前日と当日にスケジュールを確認する癖をつけることです。
前日にスケジュールを確認する段階では、作業に必要なものをあらかじめ準備しておきましょう。
準備の過程でトラブルが起きたとしても、作業当日はスムーズにスタートできます。
また、当日の作業前に改めてスケジュールを確認することで、心にも余裕が生まれます。
スケジュールに余裕を持たせる
四つ目のコツは、スケジュールに余裕を持たせることです。
スケジュールを立てる際、納期ギリギリで予定を設定していませんか？
それでは、心の焦りからミスやトラブルを引き起こす可能性があります。
スケジュールに余裕を持たせることで、不測の事態に柔軟に対応できることはもちろん、ストレスの軽減や作業の品質向上にもつながります。
まとめ
今回は、フリーランス必見のスケジュール管理術について解説しました。
自由な働き方であるフリーランスにとって、スケジュール管理は非常に大切です。
まずは自分が抱えているタスクを整理して、優先順位を決めることから始めてみましょう。
そして、スケジュール管理で失敗しないためには、便利なツールを使うこともポイント。
自分に合ったやり方とスケジュール管理ツールで、充実したフリーランスライフを送ってくださいね。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
